Firma suvepäevad, ei mingit katastroofi, pure fun!

 

  • Firma suvepäevad, ei mingit katastroofi, pure fun!

Firma suvepäevad, ei mingit katastroofi, pure fun!

by Olavi Ruhno

Posted on May 01, 2017 00:00 AM

Suvepäevad on igale organisatsioonile väga tugev sisekommunikatsiooni üritus. Seda ootavad enamus töötajaid, et kasutada meeldivat võimlust ning koos kolleegidega suhelda teemadel, mis tööjuures jutuks ehk ei tulegi. Ja ega see pidu ise väheolulisem pole.Omad ootused sellele üritusele on pannud ka juhtkond. Peamiseks ootuseks on, et kõik osalejad tunneksid pärast üritust end rohkem kui ühe meeskonnana ning oleksid just oma organisatsiooni eest väljas.

Selleks, et kõigi ootused täituksid, ei tohi meepotis olla tilkagi tõrva. Halvad näited on need, kus vähene planeerimine ei lase nautida kõike seda, mis on külaliste jaoks ette valmistatud. Sel juhul tulevad töötajad tööle tagasi ja meelde on jäänud pigem see, mis ei olnud suurepärane. Kui head uudist jagatakse tavaliselt kolme inimesega, siis halba uudist lausa seitsmega. Ehk siis püüame maandada põhiriskid, et poleks halbu uudised

Tegevused, mis tagavad suvepäevade probleemideta sujumise.

1. Tehke selgeks peokoha renditingimused ja kas privaatsus on tagatud?Alustuseks peab korraldaja mõtlema, kas peokohas on tagatud vajalik privaatsus - poleks teisi külastajad samal ajal ringi sebimas, ja territoorium poleks mingil moel avatud avalikuks kasutamiseks. Näiteks üks avalik baar peokoha territooriumil varem või hiljem probleeme kindlasti tekitab.

2. Autosid telklasse EI TOHI PARKIDA.Tihti on suvepäevad telkimisega. See muudab tingimusi paindlikumaks mõlemale poolele, aga seal on ka üks korraldaja risk – autod telkimisplatsil. Me kõik oleme kuulnud vabandust, et viin ainult oma asjad autoga ära ja siis toon auto parklasse. Pärast on siiski pooled autod telkide vahel. Mis saab aga siis, kui kellelgi tekkib öösel vastupandamatu soov minna telkide vahel oma autoga sõitma!?

3. Majutusplaan tuleb ära teha kontoris ning kõigile laiali jagada. Kõik jõuavad endale teadmiseks võtta, kellega ja millises toas nad viibivad.Peokohta saabudes tahab suvepäevaline esimese asjana teada, kus on tema tuba ja voodi ning kes on tema toakaaslased. Kui jätta jagamine peokohta, siis 150 inimese eelneva plaanita tubadesse jagamine võtab aega 2-3 tundi!!! Külaliste peomeeleolu on juba rikutud.

4. Päevakavad peavad olema nähtaval kohtades, kus liigutakse. Pärast ürituse lõppu on viisakas need ka kokku korjata.Tavaliselt järjekorras teine oluline küsimus on suvepäevalistel, et millal ja kus süüa saab? Kuna söök on ainuke 100% töötav vahend, millega saab inimesi juhtida, siis need kellaajad peavad olema kõigile teada.

5. Maandage ilmarisk. Võimalusi on erinevaid, kuid ärge kartke, inimesed pole suhkrust.Suureks hirmuks on võimalik vihm, mis võib kogu rõõmu suvepäevadel rikkuda. Kui ikka lubatakse vihma, siis saab paluda osalejatel riietuda vastavalt ilmastikule ja kui eelarve lubab, siis osta ise kaasa ühekordseid kilemantleid. Ilmselt peab siis ka osa tegevusi siseruumidesse ümber kolima aga siis lihtsalt peab. Arvestada tuleb inimeste külmetamise võimalusega, ehk vihmase ilmaga üritusel võiks olla päeva lõpuks kindlasti võimalus sauna minna. Nii on külmatumise oht väiksem.

6. Palun küsige detailselt järgi, milline tehnika siis on “helitehnika hinna sees”. Kui olete saanud nimekirja kätte, saatke see palun ansamblile, kes hindab omakorda, kas on OK või ei.Kui suvepäevalisel on selge, kus saab magada ja millal süüa, siis tahaks ju meelelahutust. Paljudel peokohtadel on “helitehnika hinna sees “. See on tihti üks suuremaid riskikohti juhul, kui pole täpselt teada, milline tehnika hinnas sisaldub ja milleks seda kasutada saab. Tavaliselt on olemasoleva tehnika otstarbeks üksnes taustamuusika mängimine, harvem saab ka mikrofoni kasutada. Tihti pole tegemist just esimeses nooruses oleva tehnikaga. Kui teil on aga ansambliga kokkulepe, et teie poolt on tehnika, siis 99% kordadest pole peokohtade tehnika piisav bändi esinemiseks. Ja kui õiget tehnikat pole, siis jääb lava tühjaks.

7. Väiksema ürituse korral võtke kontorist kaasa esmaabikarp, suurema ürituse korral tellige kohale parameedik. Ja kõik ikka selleks, et tööandja kalleim vara oleks hoitud.Turvalisus ja esmaabi on suvepäevadel väga olulised. Suvepäevadele tuleb kohale tööandaja väärtuslikem vara – tema töötajad. Need töötajad peavad ka uuel nädalal tööle tulema. Ehk kõiki õnnetusi on vaja ennetada niipalju, kui võimalik. Kui üritusel on osalejaid rohkem kui 150, tasub tellida üritusele esmaabi väljaõppega turvamees. Tema aitab lahendada erinevaid ebamugavaid olukordi olles valmis ka esmaabi andma. Väiksema sündmuse korral võtke kontorist kaasa esmaabikarp ja tehke selgeks, kes oskab kohalolijatest esmaabi anda.

8. Tehke kõik kokkulepped allhankijatega kirjalikult ja hiljemalt nädal enne üritust saatke kõigile allhankijatele e-postiga planeeritav ajakava.Väga oluline sellise ürituse korraldamisel on kokkulepetest üheselt arusaamine. Ehk kõik kokkulepped peavad olema kirjalikud, kõik detailid vähemalt korra kasvõi meili teel vahetatud. See ennetab ebakõlade teket.

Kui nüüd kiirelt vaatate oma suvepäevade plaanid üle ja hoiate seda kaheksa punkti nimekirja enda lähedal, siis võib julgelt suvepäevadele minna, sest tööandja kalleim vara on hoitud ning suurepäraste emotsioonide tekkeks on eeldused loodud.

Kaunist suve ja meeldivaid suvepäevi.

Images: